FÜR FINANZDIENSTLEISTER
BarcodeOCR
BarcodeOCR unterstützt mehr als 1.000 Kunden weltweit bei der Verarbeitung von Unterlagen jeglicher Art und automatisiert so zeitintensive Arbeit. Unterschiedliche Branchen benötigen unterschiedliche Funktionen: BarcodeOCR deckt diese ab und lässt sich anpassen. Im konkreten Beispiel zeigen wir Ihnen den Einsatz für Finanzdienstleister.
Die Anforderung: Automatische Dokumentenverarbeitung
Erfassungsbögen, Steuerbescheinigungen, Rechnungen und Belege sollen ohne viel Arbeit digitalisiert und Kunden oder Vorgängen zugewiesen werden.
Ohne BarcodeOCR werden diese Belege nach dem Einscannen mühselig aufgetrennt, umbenannt und an den richtigen Ort verschoben. Hierbei entstehen schnell Fehler und die abgelegten Dokumente werden dem falschen Mandanten zugewiesen.
BarcodeOCR übernimmt ab dem Einscannen und verarbeitet Ihre Belege. Um eine fehlerfreie Verarbeitung zu ermöglichen, setzt unsere Software auf die Erkennung von Barcodes. Für das maschinelle Lesen sind Barcodes die schnellste und zuverlässigste Art.
IM HINTERGRUND
BarcodeOCR läuft im Hintergrund und beginnt die Verarbeitung automatisch, wenn der Scanner die Datei speichert.
BARCODE ERKENNUNG
Unterstützt werden die gängigsten 19 Barcodetypen.
FILTERN
Leistungsstarke Filter stellen sicher, dass nur Ihre Barcodes verwendet werden. Fremde Barcodes werden ignoriert.
SORTIERUNG NACH TYP
Dokumente können anhand des Barcodes in Unterordner sortiert werden.
VOLLTEXTERKENNUNG
Auf Wunsch werden Ihre Dokumente durchsuchbar gemacht. Sie können dann innerhalb der Dokumente nach Wörtern suchen.
DIGITALE SIGNATUR
Schützen Sie die Dokumente vor Änderungen.
Die Lösung: BarcodeOCR
Vor dem Einscannen wird auf jeder ersten Seite eines neuen Belegs ein Barcode aufgebracht. Typischerweise kann dazu ein Aufkleber verwendet werden (fortlaufende Nummerierung) oder pro Vorgang ein Stempel (QR-Code Stempel mit festem Text). Alternativ können Sie auch Trennseiten mit einem Barcode verwenden und diese einfach vor jeden neuen Beleg legen.
Die Belege werden im Anschluss zusammen eingescannt. BarcodeOCR überwacht den Ordner, in dem der Scanner die Datei ablegen wird – ist der Scan erfolgreich gespeichert, beginnt unsere Software automatisch mit der Verarbeitung des Belegs und untersucht alle Seiten auf Barcodes.
Bei der Archivierung von Eingangsrechnungen wurden bisher täglich mehrere Belege entweder einzeln eingescannt und umbenannt oder als Stapelscans mittels PDF-Writer manuell getrennt und anschließend umbenannt. Ihre Software ermöglicht uns die automatische Trennung, Benennung und Speicherung der Rechnungen trotz Stapelscans. Das bringt uns vermutlich 60-70 % Arbeitszeiteinsparung. …Wir sind mit Ihrem Tool, als auch Ihrer Betreuung sehr zufrieden.
Verarbeitung durch BarcodeOCR
Wurden alle Seiten auf Barcodes untersucht, werden die Barcodes gefiltert, sodass nur Ihre Barcodes für die kommenden Schritte verwendet werden. Im Anschluss wird die von Ihnen ausgewählte Trennoption und Dateibenennung angewandt: BarcodeOCR bietet neben typischen Trennszenarien auch verschiedene Sondertrennungen (bspw. für Duplex-Scans) an.
Optional können Sie die Dokumente danach für die Langzeitarchivierung optimieren (PDF/A), die Dateigröße minimieren (Kompression), durchsuchbar machen (Volltexterkennng) und die Dokumente nach Typ in Unterordner sortieren lassen. (Sortieren per Vorlage oder frei per Skript)
Sie nutzen eine Branchensoftware wie bspw. DATEV? BarcodeOCR kann automatisch die zugehörige Anwendung über die verarbeitete Datei informieren (Aufrufen einer nachgeschalteten Anwendung), damit die Datei in Ihr Belegarchiv importiert werden kann.
LEERSEITENERKENNUNG
Entfernen Sie eingescannte leere Seiten automatisch.
NETZLAUFWERKE
Überwachen Sie Netzlaufwerke auf neue Dateien.
KEINE BEGRENZUNG
Keine Limitierung der Seiten, Benutzer oder Scanner.
VERSCHLÜSSELUNG
PDF-Dateien können kennwortgeschützt gespeichert werden. Diese sind kompatibel zu mobilen Geräten und PDF-Viewern.
KOMPLEXE NACHVERARBEITUNG
Passen Sie BarcodeOCR zu 100% auf Ihren Workflow an und nutzen Sie die mächtige PowerShell-Schnittstelle.
EINFACHE LIZENZIERUNG
Einmalig Kaufen – die Wartung ist optional. Oder monatlich mieten.
Testen Sie BarcodeOCR
Probieren Sie BarcodeOCR kostenlos und unverbindlich bis zu 45 Tage in Ihrer Umgebung aus.
Sie haben nach dem Download Probleme bei der Einrichtung? Unser freundliches Supportteam unterstützt Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an unsere Supportadresse, chatten Sie uns mit Ihrer Frage an, oder rufen Sie unsere Hotline an!
Sie haben Fragen?
Wo bekomme ich Barcodes her?
Sie können bspw. einen Etikettendrucker verwenden, um eigene Etiketten auszudrucken. Alternativ bieten verschiedene Hersteller Etiketten auf DIN-A4 Bögen zum Bedrucken an.
Sie möchten BarcodeOCR nur für die Trennung und Optimierung nutzen und die Umbenennung ist nicht wichtig? Verwenden Sie den gleichen Barcode für alle Ihre Dokumente! Viele Kunden nutzen hierfür auch einen QR-Code-Stempel.
Was kostet BarcodeOCR?
Wir bieten BarcodeOCR als Kauflizenz und als Mietlizenz in unterschiedlichen Editionen an. Für eine einfache Trennung des Dokumentenstapels reicht bereits die kleinste Edition aus. Unter „Kaufen“ und „Mieten“ vergleichen wir die Editionen und geben einen Überblick über die Funktionen. Gerne können Sie uns dazu auch kontaktieren.
Kann ich BarcodeOCR ausprobieren?
Ja! Wir bieten Interessenten eine 30-tägige Testversion an und Unterstützten Sie auch gerne bei der Einrichtung oder Fehlerbehebung, falls etwas nicht so funktioniert wie es soll.
In unserer Dokumentation finden Sie zusätzlich eine bebilderte Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung und Verwendung.
Ich habe Fragen oder benötige Hilfe!
Gerne helfen wir Ihnen, wenn Sie Fragen zu unserem Produkt haben, oder Sie Hilfe bei der Konfiguration einer Arbeitsanweisung benötigen. Chatten Sie uns an, schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns zu unseren Telefonzeiten einfach an. (Kontaktoptionen)
Was brauche ich für den Start?
Nach dem Download der Demo benötigen Sie Administrator-Rechte für die Installation und Konfiguration auf Ihrem Computer oder Server. BarcodeOCR läuft auf allen aktuellen Microsoft Betriebssystemen. Hier stellen wir eine Anleitung für die Installation und die Konfiguration zur Verfügung.
Mein Barcode wird nicht erkannt!
Der Konfigurationsassistent ist bewusst einfach aufgebaut und versucht, eine gängige Konfiguration die bei den meisten Kunden einwandfrei klappt, zu erstellen. In seltenen Fällen kann es aber sein, dass Ihr Scanner eine Datei erzeugt, für die Kompatibilitätsoptionen notwendig sind. BarcodeOCR hat einige Grafikfilter sowie Optionen, um die Erkennung in diesen Fällen zu verbessern.
Die einfachste Option für Sie: Exportieren Sie Ihre Einstellungen, fügen Sie ein nicht vertrauliches Testdokument bei, und schicken Sie uns diese Dateien per E-Mail an unsere Supportadresse. So können wir das Problem am schnellsten analysieren und Ihnen eine für Sie optimale Konfiguration empfehlen. Bitte stellen Sie auch sicher, dass sich keine personenbezogenen Daten in den Beispielen befinden.
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